E-Rechnung für Vermieter: Was sich ab 2027 ändert und was Du tun musst

In den letzten Wochen haben viele Vermieter Post von ihrem Messdienst bekommen: Ab dem 1. Januar 2027 gebe es nur noch E-Rechnungen, Papierrechnungen seien dann nicht mehr zulässig, bitte im Kundenportal eine E-Mail-Adresse hinterlegen. Wer nur zwei Wohnungen vermietet und keine Umsatzsteuer abführt, fragt sich zu Recht, was das mit ihm zu tun hat. Die kurze Antwort: mehr als gedacht, aber weniger, als die Schreiben vermuten lassen. Dieser Artikel sortiert, was wirklich gilt, wer Dir künftig E-Rechnungen schickt und was Du vor Januar einrichten solltest.

Warum Du als privater Vermieter betroffen bist

Im Umsatzsteuerrecht ist Unternehmer, wer nachhaltig Einnahmen erzielt. Dazu gehört die Vermietung einer Wohnung, auch wenn die Miete umsatzsteuerfrei ist und Du nie eine Umsatzsteuererklärung abgibst. Das Bundesfinanzministerium nennt den Fall ausdrücklich: Die Regeln zur E-Rechnung gelten auch, wenn der Empfänger "ausschließlich steuerfreie Umsätze (z. B. Vermieter einer Wohnung)" ausführt (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 17).

Daraus folgen zwei Dinge. Erstens musst Du E-Rechnungen empfangen können, und zwar schon seit dem 1. Januar 2025. Zweitens darf ein Handwerksbetrieb oder Versorger Dir für Leistungen an Deine vermietete Wohnung eine E-Rechnung schicken, ohne Dich vorher zu fragen. Verweigerst Du sie oder kannst Du sie nicht öffnen, hast Du keinen Anspruch auf eine Papierrechnung.

Ausstellen musst Du als Wohnungsvermieter dagegen nichts. Die Vermietung von Wohnraum ist nach § 4 Nr. 12 UStG steuerfrei, und für solche Leistungen gibt es keine Pflicht zur E-Rechnung. Deine Mieter sind außerdem Privatleute. Die Nebenkostenabrechnung bleibt, wie sie ist.

Was eine E-Rechnung ist, und was nicht

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das ein Programm ohne Abtippen lesen kann. Zwei Formate begegnen Dir in der Praxis:

• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): ein ganz normales PDF, in das die Rechnungsdaten zusätzlich als XML-Datei eingebettet sind. Du öffnest es wie jedes PDF und siehst die gewohnte Rechnung.
• XRechnung: eine reine XML-Datei. Doppelklicken bringt Dir einen Bildschirm voller Code. Lesbar wird sie erst mit einem Viewer.

Ein PDF, das jemand aus Word exportiert oder eingescannt hat, ist keine E-Rechnung, auch wenn es per Mail kommt. Für Dich als Empfänger heißt das: Wenn ein Absender Dir die Wahl lässt, nimm ZUGFeRD. Du hast dann eine lesbare Rechnung und erfüllst trotzdem alle Anforderungen.

Der Zeitplan: wer ab wann umstellen muss

Die Pflicht zum Ausstellen kommt stufenweise. Entscheidend ist immer der Absender (§ 27 Abs. 38 UStG):

• Seit 1. Januar 2025: Jeder Unternehmer muss E-Rechnungen empfangen können. Absender dürfen aber noch Papier schicken.
• Ab 1. Januar 2027: Wer im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz hatte, muss E-Rechnungen ausstellen. Das betrifft die großen Messdienste, Stadtwerke, Energieversorger und größere Handwerksbetriebe. Kleinere Betriebe dürfen noch ein Jahr lang Papier schicken.
• Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt für alle.

Daher kommen die Schreiben der Messdienste jetzt. Für sie beginnt die Pflicht im Januar, und mit dem Versand der Heizkostenabrechnungen für 2026 im Frühjahr landen bei Dir die ersten E-Rechnungen. Der Satz "Papierrechnungen sind ab 2027 nicht mehr zulässig" stimmt also für diese Absender, aber nicht für jeden: Der Dachdecker mit fünf Mitarbeitern darf Dir 2027 noch eine Papierrechnung schicken.

Wer Dir künftig E-Rechnungen schickt, und wer nicht

Eine E-Rechnung bekommst Du für Leistungen, die mit der Vermietung zu tun haben:

• Messdienst für Heizkostenabrechnung, Gerätemiete und Ablesung
• Versorger für Allgemeinstrom, Gas und Wasser, soweit privatrechtlich abgerechnet wird
• Handwerker, Hausmeisterdienst, Gartenpflege, Winterdienst
• Hausverwaltung, wenn Du für die Mietverwaltung bezahlst

Keine E-Rechnung kommt in diesen Fällen:

• Gebührenbescheide der Gemeinde, etwa für Grundsteuer, Müllabfuhr oder Abwasser. Ein Bescheid ist keine Rechnung.
• Versicherungen. Versicherungsleistungen sind steuerfrei, die Beitragsrechnung darf weiter als PDF oder Brief kommen.
• Kleinbeträge bis 250 Euro brutto und Rechnungen von Kleinunternehmern. Beide dürfen immer als normale Rechnung kommen (BMF-Schreiben, Rn. 22).
• Die Hausgeldabrechnung Deiner Eigentümergemeinschaft. Die Rechnungen an die Gemeinschaft laufen über den Verwalter, die Jahresabrechnung an Dich ist keine Rechnung.

Was Du jetzt einrichten solltest

1. Eine Mailadresse festlegen. Ein normales Postfach reicht, eine eigene Adresse nur für Rechnungen ist nicht nötig (BMF-Schreiben, Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE). Praktisch ist sie trotzdem, weil Rechnungen dann nicht zwischen Newslettern untergehen.
2. Bei Messdienst und Versorgern hinterlegen. KALO etwa nimmt die Angaben ausschließlich im Kundenportal entgegen. Wähle dort ZUGFeRD und Versand per Mail. Hinterlegst Du nichts, stellen manche Anbieter die Rechnung nur noch im Portal zum Download bereit. Dann musst Du regelmäßig selbst nachsehen, sonst verpasst Du Zahlungsfristen.
3. Handwerkern bei der Beauftragung Bescheid geben. Ein Satz im Auftrag reicht: Rechnung bitte als ZUGFeRD an diese Adresse, Leistungsort ist die vermietete Wohnung. Damit weiß der Betrieb auch, dass er an einen Unternehmer leistet.
4. Die Datei aufheben, nicht den Ausdruck. Erhaltene Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG), bei einer E-Rechnung im empfangenen Format. Der strukturierte Teil muss unverändert bleiben. Ausdrucken und die Mail löschen genügt also nicht. Ein ordentlich benannter Ordner mit den Original-Dateien und einer Sicherung reicht für Vermieter in aller Regel aus, ein spezielles Archivsystem verlangt das Umsatzsteuerrecht dafür nicht.
5. Für XRechnungen einen Viewer bereithalten. Kommt doch einmal eine reine XML-Datei, gibt es kostenlose Viewer als Webseite oder Programm. Einfacher ist es, den Absender um ZUGFeRD zu bitten.

Wenn Du Belege ohnehin in KlarMiete sammelst, kannst Du ZUGFeRD-Rechnungen wie jedes andere PDF hochladen oder an Deine persönliche Inbox-Adresse weiterleiten. KlarMiete liest Betrag, Datum und Absender aus, schlägt eine Buchung vor und ordnet die Rechnung dem Objekt zu, wenn die Adresse passt. Aus einer Betriebskostenrechnung machst Du so ohne Abtippen die Buchung für die Anlage V und die Kostenposition für die Nebenkostenabrechnung.

Was für Deine Steuererklärung zählt

Hier kommt die gute Nachricht. Als Wohnungsvermieter ziehst Du keine Vorsteuer, Du machst Deine Ausgaben als Werbungskosten in der Anlage V geltend. Für die Einkommensteuer gibt es keine Formvorschrift für Rechnungen. Die Reparatur ist auch dann abziehbar, wenn der Handwerker Dir fälschlich eine Papierrechnung geschickt hat. Was zählt, ist, dass Du die Ausgabe belegen kannst. Welche Kosten Du absetzen darfst, steht im Artikel Werbungskosten für Vermieter.

Anders ist es, wenn Du eine Gewerbeeinheit umsatzsteuerpflichtig vermietest und Vorsteuer ziehst. Dann hängt der Vorsteuerabzug an einer ordnungsgemäßen Rechnung. Schickt Dir ein Absender, der zur E-Rechnung verpflichtet ist, nur Papier oder ein einfaches PDF, ist der Abzug in Gefahr. Lass Dir in diesem Fall eine korrigierte E-Rechnung schicken.

Sonderfall: Du vermietest einen Laden oder ein Büro mit Umsatzsteuer

Wer eine Gewerbeeinheit vermietet und nach § 9 UStG auf die Steuerfreiheit verzichtet hat, stellt dem gewerblichen Mieter Umsatzsteuer in Rechnung. Bisher war dafür der Mietvertrag die Rechnung. Künftig musst Du hier selbst E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 in jedem Fall, ab 2027 schon dann, wenn Deine Umsätze 2026 über 800.000 Euro lagen.

Das BMF macht es für Mietverhältnisse einfach (Abschnitt 14.1 Abs. 19 UStAE): Es reicht eine einzige E-Rechnung für den ersten Zeitraum, an die Du den Mietvertrag als Anhang hängst oder in der klar steht, dass sie als Dauerrechnung gilt. Eine neue E-Rechnung brauchst Du erst, wenn sich die Pflichtangaben ändern, zum Beispiel bei einer Mieterhöhung oder Indexanpassung. Einen Vertrag, der in der Übergangszeit zulässig als normale Dauerrechnung lief, musst Du nicht zusätzlich als E-Rechnung ausstellen, solange sich an den Angaben nichts ändert. Eine E-Rechnung erstellst Du mit einem kostenlosen Generator im Netz oder über Deine Steuerberatung. Der Aufwand ist einmalig pro Vertrag und Änderung.

Für Wohnungen gilt das alles nicht. Sie sind steuerfrei, die Mieter Privatleute.

Häufige Fragen

Ich vermiete nur eine Wohnung. Muss ich wirklich etwas tun?

Ja, aber wenig. Du bist im Sinne des Umsatzsteuergesetzes Unternehmer und musst E-Rechnungen empfangen können. Praktisch heißt das: eine Mailadresse beim Messdienst, bei den Versorgern und bei Handwerkern hinterlegen und die Dateien geordnet aufheben.

Muss ich meinen Mietern E-Rechnungen schicken?

Nein. Die Vermietung von Wohnraum ist steuerfrei, und Deine Mieter sind Privatleute. Die Nebenkostenabrechnung darfst Du weiter als Brief oder PDF schicken.

Was passiert, wenn ich keine E-Mail-Adresse hinterlege?

Ein Bußgeld für Rechnungsempfänger sieht das Gesetz dafür nicht vor. Der Absender hat seine Pflicht aber erfüllt, wenn er die E-Rechnung nachweislich verschickt oder im Portal bereitgestellt hat, und muss Dir keine Papierrechnung mehr schicken. Das Risiko liegt bei Dir: Rechnungen, die Du nicht siehst, bezahlst Du zu spät, und Belege, die Dir fehlen, fehlen auch der Nebenkostenabrechnung und der Steuererklärung.

Reicht es, die E-Rechnung auszudrucken und abzuheften?

Nein. Aufzubewahren ist die Rechnung in dem Format, in dem Du sie bekommen hast, also die PDF- oder XML-Datei, acht Jahre lang. Der Ausdruck kann zusätzlich im Ordner liegen, ersetzt die Datei aber nicht.

Ich wohne selbst im Haus und vermiete die Einliegerwohnung. Gilt das auch für mich?

Ja, für die Vermietung bist Du Unternehmer. Betrifft eine Rechnung das ganze Haus, etwa die Dachreparatur, sag dem Handwerker, dass ein Teil vermietet ist, und lass Dir eine E-Rechnung schicken. Schaden kann das nicht, und Du hast den Beleg für den vermieteten Anteil sauber in der Anlage V.

Meine Eigentümergemeinschaft hat einen Verwalter. Muss ich mich darum kümmern?

Für die Rechnungen an die Gemeinschaft ist der Verwalter zuständig. Für Deine eigene Wohnung kümmerst Du Dich um alles, was direkt an Dich geht, etwa einen eigenen Messdienstvertrag, Handwerker in der Wohnung oder eine Mietverwaltung.

Dieser Artikel gibt den Stand Oktober 2026 wieder und stützt sich auf das Umsatzsteuergesetz und die BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025. Er ist eine Orientierung für die Praxis und keine Steuerberatung; bei umsatzsteuerpflichtiger Vermietung lohnt ein kurzer Termin bei Deiner Steuerberatung.